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如何做好预付卡公司资金监管工作

添加时间:2020-01-04 11:03

  预付卡公司各项投入和日常运作所需资金,其来源主要包括预付卡公司的资本金,预付卡公司收取的清算手续费收入,预付卡公司出售用于结算的(卡、OBU)及其附属品收入,预付卡沉淀下来的充资资金利息收入。预付卡公司将消费者使用的预付卡资金,按预付卡公司与运营公司的合同,由预付卡公司将资金支付给相关运营单位。如果预付卡公司由于监管不力发生资金链断裂,除影响自身运营外,各运营企业由于收不到应收的营运资金,势必会影响各运营企业的正常运作,从而会影响到社会的稳定,所以预付卡公司加强对预收款资金的监管,是预付卡公司日常资金管理中的关键。

  一、加强预付卡公司资金监管的具体途径

  (一)科学的资金监管体系,是资金安全的组织保证

  为保证预付卡公司资金的安全,做到资金流,数据流,库存物资,会计账簿相一致,确保企业的资金安全。就必须要有一定的组织保证,为此,预付卡公司需设立充资、消费的系统数据清算组,业务数据统计组,市场营运监管组和财务会计组,各业务组按照自己的责职运行,达到相互监督、相互牵制的目的。

  (二)以合同契约形式,确保预付卡资金及时到位

博狗手机版下载   日常工作中,由于预付卡公司一般采用委托代销的方式,为保证充资资金的安全准时到账,在预付卡公司与受托代理预付卡销售单位签订委托合同时,签定收取受托单位代理充资保证金或有物质保证的担保条款,从而达到预付卡公司保护充资资金安全的目的。

  (三)规范的对账程序,确保预付卡资金的准确和完整

  预付卡公司与代理单位的充资对账要及时。业务数据统计组按照各代理单位上传的销售数据生成统计表。与清算组制作由清算系统生成的清算数据表相核对,由于清算系统采用的是互联网系统,因通讯信号、软件编制时的漏洞、系统硬件的老化、停电等清算系统原因,因促销活动中信息传递的不及时性等人为原因,都会造成统计数据与清算系统数据上的差异,这就要求上述部门及时核对数据,发现差异并分析差异产生的原因,通过相关程序,修改错误的数据。

  客户经理按照统计组提供的统计报表,与代理单位对账并收取代销款,当客户经理的统计数据与代理单位的销售数据发生差异时,应及时将差异数据反馈统计组,由统计组查找差异产生的原因,同时要求代理销售单位核对销售款。

  (四)加强财务监控,采取法律手段,保证资金安全

  财务人员根据清算部门提供的与统计组核对后的清算报表,与收取的资金进行核对,当银行入账资金与清算报表资金不平时,首先检查会计记账是否存在差错,在会计记账没有错误的情况下,应与清算部门及时沟通,以便查明是清算系统产生的差错问题还是其他原因,如是清算系统产生的差错,查明原因后及时调整相关数据。如是代销单位产生的原因,应及时将应收的款项提供给客户经理进行索讨,催账途径采用电话催讨,发催讨函,上门催讨和发律师函,最后采用法律形式直至资金到账。对大额资金未及时入账的,财务人员应及时上报公司领导层。

  (五)结合年末盘点,确保资金安全

  期末,财务人员还要对应收的代销款与代理单位对账,以便核对应收、应付数据是否一致,如不一致,双方应查明原因,对有代理销售实体卡的单位,还要上门对委托代销物资进行实地监盘,由于受托代理单位多,预付卡公司管理人员少,无法每月对委托单位进行实物盘点,但每年应至少对全部委托的代理销售实体卡的单位进行一次实物盘点,为保证盘点的工作顺利进行,应在与受托单位签订代销合同时加受托单位必须配合委托单位实施飞行盘点工作的奖惩条款。对没有代理实体卡的销售的单位,应对年底未收到的充资款,采用询证函的方式来验证。通过上述监督方法,确保预付卡资金的安全。从而切实做到账账相符,账表相符,账实相符,账证相符。

  (六)信用卡支付形式的对账

  对于借助由银行信用支付的消费款(诸如OBU),由预付卡公司、银行、消费者签订协议,消费者承若由银行代为支付消费款,由预付卡公司提供消费数据,由银行提供信用代替消费者支付货款。这种协议改变了预付卡公司先充资后消费的模式,但其表现形式是交易次数多、金额小,只能通过设置好的系统进行自行比对,对于比对产生的差异,再由人工进行分析核对,以确保收付准确。

  为实现消费资金和充资资金的正确性,确保对账的高效。财务部可以根据不同银行提供的信用设立资金专户,对在该账户收取的资金,在扣除利息和银行手续费后,应是由消费者使用由信用卡支付的交易款,如收取的资金与报表数据不一致,财务人员应及时将相关信息反馈给相关银行和统计组,由相关银行与统计人员分析产生的差异。

预付卡

  二、预付卡公司资金监管存在的缺陷和建议

  (一)分段设计,问题解决在萌芽阶段

  随着科技的发展,预付卡公司充资和支付载体由实体卡向智能手机转变,实现由芯片实体卡到手机二维码的升级,方便了消费者,在实施手机二维码支付中,在手机支付上实现卡的功能。但芯片卡和手机二维码是不同的支付体验技术,由于对线上、线下的充资没有足够测试,各种数据的口径会有误读,造成对账的困难,为此,建议在上线前,在设计时就应该对各种问题尽量想透,把问题解决在设计阶段,采取设计一段,测试一段的方式。上线前对相关人员要进行全面的培训,避免由于仓促上线增加对账的工作量,降低由于对账问题而给企业的预收款带来风险。

  (二)合理分配人员,提高工作效率

  在现代企业中,人的费用往往占据很大的比重,预付卡公司一般重视技术和销售人员的数量配备,为提高企业利润,增加企业盈利,降低成本,往往减少必要的统计、清算、会计人员,影响了对账的及时性,从而忽略了资金安全。为此,预付卡公司要合理配置人员,将岗位间的职责和工作衔接设计好,以保证资金的安全。

  (三)注重审计,确保资金安全

  在日常审计中,由于时间的限制,主要偏重于对涉及损益的数据进行审计,所以加强对往来账的专项审计,由于审计人员大部分多来自于会计师事务所,对清算系统数据了解不深,董事会应聘请由软件行业背景的会计师事务所对预付卡往来账进行专项审计,审计内容包括涉及预付卡系统的数据流、资金流、物资流。另董事会对涉及审计的会计师事务所,要定期进行调整,如长期聘用同一个会计师事务所,由于审计人员也会存在审计视野疲劳,可能会忽视一些引起资金安全的隐患,为此,董事会定期调整会计师事务所有助于发现隐患,确保预付卡的资金安全。

  (四)加强系统安全,确保系统运行稳定

  加强清算系统软硬件系统的建设,做好清算系统运行的主机、通信线路、备份、数据存储和安全防护工作,对进入机房的人员要进行登记和专人管理,对系统的维护要有专人定期维护,对系统数据要定期备份,对清算系统要定期进行容灾演练,对通信路线要定期测试,预付卡公司要有一定量的备用磁盘,保证清算系统的正常运作。

  (五)评分选择代理商,降低预付卡资金的风险

  前述预付卡公司的收益主要靠预付卡的沉淀资金的利息收入,那么,消费和使用预付卡的人越多,沉淀的资金量就会越大,预付卡公司的效益就越好,投资于改善消费者用卡环境和体验的资金也越大,消费者用卡的体验也就越好。由于预付卡公司给予代理商销售的代理费很低,代理商主要看中预付卡资金流水和由于消费者在购买和充资预付卡时的附带效应,代理商在自己资金周转发生困难时,就会动用预付卡的资金,从而会给预付卡资金带来风险,为此,预付卡公司在选择代理商时,要选择数家有一定资质、社会名声好的商家,并在自己的网站上进行推介,让消费者知晓,另外,公司的市场营销经理和清算部人员及时沟通,了解各代理商的销售数据和代理商的营运情况,催促代理商及时拨交资金,并及时与财务人员沟通,了解资金的到账情况,确保公司预付卡资金的安全。在年终,预付卡公司对年度中销售、拨交资金好的代理商给予必要的奖励,以此促进代理商的积极性,从而保证预付卡的资金安全。

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